Vấn đề bản sao luôn là vấn đề đáng quan tâm đối với các trường hợp làm việc với cơ quan nhà nước. Một số trường hợp nộp hồ sơ nhưng cơ quan nhà nước không nhận bản sao y quá thời hạn 6 tháng! Vậy pháp luật quy định về vấn đề này như thế nào? Đầu tiên cần phải hiểu rõ “Sao y bản chính là gì?”

Sao y bản chính trên thực tế người dân vẫn hay quen gọi là công chứng, tuy nhiên việc sao y bản chính theo đúng ngôn từ pháp luật được gọi là chứng thực bản sao từ bản chính (nói ngắn gọn là chứng thực).

Tại khoản 2 điều 2 nghị định 23/2015/NĐ-CP giải thích:“Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”

Bản sao đươc chứng thực từ bản chính do tổ chức hành nghề công chứng hay UBND xã, phường, thị trấn, phòng tư pháp, cơ quan lãnh sự đều có giá trị pháp lý như nhau. Theo Điều 77 Luật công chứng 2014 và Khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về Giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính quy định: Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Tuy nhiên trong cả hai văn bản trên đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ. Như vậy, có thể hiểu rằng thời hạn của bản sao hợp lệ là vô thời hạn. Trên thực tế thường có 2 loại giấy tờ: giấy tờ có giá trị vô hạn như giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp đại học…và giấy tờ giá trị có thời hạn như CMND (thời hạn 15 năm). Vì vậy đứng trên góc độ khác có thể thấy bản sao y tuy không có quy định về thời hạn nhưng cũng chỉ có giá trị trong khi bản chính còn hiệu lực. Khi bản chính hết giá trị sử dụng thì bản sao y cũng đương nhiên hết giá trị sử dụng theo (CMND thời hạn sử dụng là 15 năm). Các tài liệu không có thời hạn thì không có giới hạn về thời hạn sao y (VD: Bằng đại học, giấy phép lái xe không thời hạn). Tuy nhiên để tránh trường hợp thông tin đã bị thay đổi nên có thể khi làm việc với cơ quan nhà nước, một số cơ quan sẽ yêu cầu mọi người cung cấp bản sao y trong thời gian từ 3 đến 6 tháng để đảm bảo “tính mới” cho bản sao. Bản chất việc yêu cầu không có cơ sở pháp lý tuy nhiên tùy từng cơ quan nhà nước vẫn có các quy định riêng như vậy.