Luật doanh nghiệp năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành luật doanh nghiệp có quy định rất cụ thể về việc tổ chức cử người đại diện theo ủy quyền. Theo đó, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó để thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật doanh nghiệp.

Quy định về cử người đại diện theo ủy quyền

Khi thành lập công ty thì chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức sẽ căn cứ theo quy định tại Điều lệ công ty và các quy định của pháp luật liên quan để tiến hành họp và cử ra người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp của mình tại công ty con.

Quy định về người đại diện theo ủy quyền được thực hiện theo Điều 15 Luật doanh nghiệp. Cụ thể:

1. Về số lượng người đại diện theo ủy quyền: Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc cử người đại diện theo ủy quyền thực hiện theo quy định sau:

• Tổ chức là thành viên Công ty TNHH hai thành viên trở lên có sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ có thể ủy quyền tối đa 03 người đại diện;
• Tổ chức là cổ đông Công ty Cổ phần có sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông có thể ủy quyền tối đa 03 người đại diện.

2. Đối với trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức cử nhiều người đại diện theo ủy quyền thì phải xác định cụ thể phần vốn góp, số cổ phần, cho mỗi người đại diện.

Đối với trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty không xác định phần vốn góp, số cổ phần tương ứng cho mỗi người đại diện theo ủy quyền, phần vốn góp, số cổ phần sẽ được chia đều cho số lượng người đại diện theo ủy quyền.

3. Việc cử người đại diện theo ủy quyền phải bằng văn bản, phải thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được thông báo. Văn bản ủy quyền phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông;

b) Số lượng người đại diện theo ủy quyền và tỷ lệ cổ phần, phần vốn góp tương ứng mỗi người đại diện theo ủy quyền;

c) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của từng người đại diện theo ủy quyền;

d) Thời hạn ủy quyền tương ứng của từng người đại diện theo ủy quyền; trong đó ghi rõ ngày bắt đầu được ủy quyền;

đ) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và của người đại diện theo ủy quyền.

Điều kiện để trở thành người đại diện theo ủy quyền

Người đại diện theo ủy quyền phải đáp ứng được các điều kiện cơ bản sau:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
• Điều kiện về người đại diện theo ủy quyền được quy định tại Điều lệ công ty

Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền

Đúng như tên gọi “Người đại diện theo ủy quyền”, người đại diện theo ủy quyền sẽ thay mặt chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức thực hiện các công việc sau:

• Người đại diện theo ủy quyền nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông;
• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được ủy quyền một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất, bảo vệ lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông;
• Người đại diện theo ủy quyền chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, thành viên, cổ đông ủy quyền do vi phạm các nghĩa vụ của người đại diện theo ủy quyền. Chủ sở hữu, thành viên, cổ đông ủy quyền chịu trách nhiệm trước bên thứ ba đối với trách nhiệm phát sinh liên quan đến quyền và nghĩa vụ được thực hiện thông qua người đại diện theo ủy quyền.