Với những công ty cổ phần, quy trình họp đại hội đồng cổ đông cực kỳ quan trọng, cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Để tránh những sai sót không đáng có xảy ra, nhiều công ty thường tìm đến sự giúp đỡ của Luật sư để được tư vấn pháp lý chính xác xoay quanh các vấn đề liên quan đến nội bộ doanh nghiệp.

Do đó, chúng tôi xin cung cấp đến quý vị một số thông tin hữu ích về vấn đề này. Theo Luật Doanh nghiệp 2014, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sẽ được tiến hành theo quy trình sau:

Bước 1: Mời họp Đại hội đồng cổ đông

Người triệu tập họp phải gửi thông báo cho cổ đông tham dự phiên họp chậm nhất trước 10 ngày khi cuộc họp diễn ra. Họ phải gửi bằng phương thức đảm bảo (như chuyển phát nhanh có hồi báo) đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông; đồng thời đăng trên web của công ty và đăng báo cấp trung ương hoặc địa phương nếu xét thấy cần thiết và hợp lý theo quy định của Điều lệ công ty.

Nội dung thông báo mời họp gồm tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên cổ đông, địa chỉ thường trú của họ, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu với người dự họp. Đồng thời, thông báo phải gửi kèm theo tài liệu về chương trình họp, những tài liệu sử dụng trong cuộc họp, phiếu biểu quyết, phiếu chỉ định đại diện.

Nếu công ty có website, thông báo và tài liệu họp có thể đăng tải trên đó, miễn là đảm bảo các thông tin nơi, thời gian, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu.

Bước 2: Tiến hành họp đại hội đồng cổ đông

–  Điều kiện họp Đại hội đồng cổ đông: Có số cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết. Nếu không thành thì triệu tập lần 2 (sau 30 ngày) tối thiểu 33% phiếu biểu quyết. Lần 2 không họp được thì triệu tập lần 3 (cách triệu tập lần 2 là 20 ngày) và không phụ thuộc vào số phiếu biểu quyết nữa.

– Tiến hành cuộc họp:

• Đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông (cổ đông trực tiếp tham dự hoặc đại diện theo ủy quyền);
• Khai mạc cuộc họp, thông qua chương trình và nội dung họp. Chương trình phải xác định rõ mốc thời gian đối với từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
• Bầu Chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu;
• Đại hội đồng cổ đông tiến hành thảo luận và biểu quyết lần lượt theo từng vấn đề trong nội dung chương trình. Việc biểu quyết được ghi nhận bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành, không tán thành và không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu được chủ tọa công bố trước khi bế mạc cuộc họp (trừ Điều lệ có quy định khác).

Bước 3: Thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

Nghị quyết được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp tán thành (trừ trường hợp  Điều lệ công ty quy định tỷ lệ khác), bao gồm các nội dung sau:

• Loại cổ phần, tổng số cổ phần từng loại;
• Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh của công ty;
• Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty;
• Dự án đầu tư/ bán tài sản có giá trị lớn hơn hoặc bằng 35% tổng giá trị tài sản hoặc tỷ lệ/ giá trị khác do Điều lệ công ty quy định;
• Tổ chức lại công ty hoặc giải thể công ty;

Các nghị quyết không thuộc nội dung trên được thông qua khi đạt ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp do Điều lệ công ty quy định tỷ lệ khác.

Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông có thể được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản,  được thông qua nếu đạt ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết tán thành hoặc tỷ lệ khác do Điều lệ công ty quy định.

Bước 4: Thông báo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông

Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp trong thời hạn 15 ngày, tính từ ngày nghị quyết được thông qua; trường hợp công ty có trang web, việc gửi nghị quyết có thể thay thế bằng hình thức đăng tải lên trang web của công ty.

Ngày có hiệu lực của nghị quyết Đại hội đồng cổ đông tính từ ngày nghị quyết đó được thông qua hoặc tính từ thời điểm ngày có hiệu lực ghi trong nghị quyết đó.

Trên đây là bài chia sẻ thông tin pháp lý của Văn phòng Luật sư An Đức gửi đến quý khách liên quan đến quy trình họp đại hội đồng cổ đông. Nếu còn bất cứ băn khoăn, thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kịp thời!